Vrijgezelle organiseren in 8 stappen

Je beste vriend of vriendin stapt in het huwelijksbootje en jij mag het zotste vrijgezellenfeest ooit organiseren. Een hele eer!

Met deze 8 stappen organiseer je een tot in de puntjes afgewerkte vrijgezellenfeest voor jou bestie.

Stap 1 – Stel je partysquad samen

Vrijgezellenfeest stappenplan

Een vrijgezellenfeest kan enkel slagen met een toffe partysquad. Meestal bestaat je partysquad uit twee hoofdgroepen:

De organisatoren

Dit ben jij met een aantal extra vrijwilligers. Kies je medeorganisatoren verstandig, zorg bijvoorbeeld voor diverse skills en kies voor mensen die besluiten durven nemen. Zorg ervoor dat je het werk kan verdelen over meerdere personen, dat is wat een goed team doet.

Let er wel op dat je organisatoren team niet te groot wordt, te veel meningen kan de productiviteit op de brainstorm meetings drastisch verlagen. Kies dus wijs.

Als organisatoren moet je de vrijgezel natuurlijk door en door kennen. Er is niets zo awkward als een misplaatste vrijgezellen activiteit. Daar bestaat bewijs van:

De gasten

Dit zijn vrienden van je vrijgezelle bestie. De vrijgezel zelf wordt zo weinig mogelijk betrokken bij de organisatie van het feest maar voor het opstellen van de gastenlijst maak je best een uitzondering. Vraag aan je bestie welke vrienden zeker niet mogen ontbreken op het feestje. We hebben allemaal verschillende vriendengroepen en het is belangrijk dat je een leuke mix van mensen kunt vormen. Let er op dat elke vriendengroep vertegenwoordigd is. Hoe meer zielen hoe meer vreugde.

!

Pro-tip: Vraag bij het opstellen van de gastenlijst meteen de contactinformatie van de gasten. Tegenwoordig is dat niet zo moeilijk met social media, maar een email adres kan ook handig zijn!

Wanneer je organisator bent laat je best ook wat ruimte vrij voor de ‘niet-organiserende’ gasten om iets leuk te doen voor de vrijgezelle. Ieder moet de mogelijkheid hebben een bijdrage te leveren aan het feest.

Let’s go partysquad!

Hop naar stap 2!

Stap 2 – Wat is het budget voor het vrijgezellenfeest?

Kostprijs vrijgezellenfeest

Niet iedereen van je gasten zal hetzelfde budget willen spenderen voor een vrijgezelle. Het is dus een heikele kwestie. Communiceer vooraf duidelijk over budgetten om discussies te vermijden. Wil je het echt goed aanpakken dan kan je een enquête uitsturen om te vragen wat ieders acceptabele budget is. Dit kan met drie simpele vragen: 

Je zal nooit voor iedereen goed kunnen doen, maar deze vragen geven je wel een goed idee van wat een aanvaardbaar budget is.

Met je beschikbare budget kan je actief op zoek gaan naar activiteiten die daarbinnen vallen. Vergeet natuurlijk de aanstaande bruid niet mee te rekenen. Gewoonlijk betalen de gasten voor hem/haar het vrijgezellenfeest, verdeel dit bedrag dus over alle gasten.

Activiteiten gevonden? Bezorg een overzicht van de activiteiten met kostprijs aan al je gasten om feedback te verzamelen. De gasten weten dan meteen aan welk budget ze zich mogen verwachten. Een voorbeeld:

Krijg je van veel gasten de feedback dat de activiteiten te duur is? Bekijk even waar je kan besparen. Maar pas op, bespaar niet op eender wat! Je wilt er een onvergetelijke vrijgezelle van maken. Besparen door naar een goedkoop (en minder gezellig) restaurant te gaan is wellicht geen goed idee. Dit is (hopelijk) de enige vrijgezellenavond die je vriend(in) ooit zal krijgen!

Stap 3 – Locatie voor je vrijgezellenfeest

Locatie vrijgezellenfeest Mechelen

Locaties, alweer zo veel mogelijkheden. Blijf je in een gekende omgeving, kies je voor een nieuwe onbekende locatie of ga je nog verder weg naar het buitenland? Om de blogpost niet te lang te maken een kort overzicht van de voor en nadelen.

Gekende omgeving

Onbekende locatie

Buitenland

Stap 4 – Workshops of activiteiten voor vrijgezellen

workshop activiteiten vrijgezellenfeest

De dag van vandaag bestaat er een groot aanbod aan workshops of activiteiten voor vrijgezellenfeestjes. Belangrijk, leef je in in de toekomstige bruid/bruidegom. Wat zou hij/zij leuk vinden?

Met een fuifbeest vlieg je van bij de start in de drank, speel je een stadsspel in gekke kostuums en eindig je in de club.

Een rustiger type kan je bekoren met een workshop, een escapegame en een restaurant bezoek.

Hou ook rekening met het afgesproken budget! Laat je niet vangen, ook met een beperkt budget kan je een toffe vrijgezelle organiseren. Enkele goedkopere vrijgezellenfeest ideeën:

Heb je alle activiteiten gevonden? Maak dan een overzichtelijke planning en tijdsschema.

!

Pro-tip: voorzie voldoende tijd tussen de activiteiten om van A naar B te gaan.

Stap 5 – Lunch & diner

Lunch diner vrijgezellenfeest

Ik hoef je niet uit te leggen dat lekker eten van topprioriteit is op je vrijgezellenfeest. Onthoud goed dat je op stap bent met een diverse groep, zorg dus dat het eten in de smaak valt bij een breed publiek. Een aantal snelle tips om een goed restaurant te selecteren:

Je kan een lunch of diner ook koppelen aan een workshop, bijvoorbeeld: volg een kookworkshop of leer bier brouwen, … Dubbel tof!

Stap 6 – Verplaatsingen in groep

Transport vrijgezellenfeest

Afhankelijk van de locatie die je kiest is vervoer een belangrijk item. Spreek voor het feest duidelijk af wie ‘Bob’ is (indien er iets gedronken zal worden). Wil niemand ‘bob’ zijn dan zal je voor verplaatsingen vervoer moeten regelen.

Er bestaan heel wat gekke vervoersmogelijkheden, denk maar aan: paard en kar, limousine, bierfiets, … Moet het niet zo spectaculair zijn (en het moet natuurlijk ook binnen budget passen) kies dan voor openbaar vervoer, de fiets of een taxi.

Stap 7 – Maak een groepsapp

Vrijgezellenfeest organiseren groepsapp

De dag van vandaag kan je prachtige foto’s nemen met een minicomputer dat in je broekzak past, je smartphone! En allemaal samen nemen we VEEL foto’s en video’s.

Maar wat ben je daarmee als je ze niet kan delen?

Maak daarom een groepsgesprek aan in WhatsApp of Messenger. In deze groep kan iedereen zijn mooiste kiekjes delen. Met de beste foto’s kan je dan meteen aan de slag om een tof fotoboek samen te stellen. Handig!

Ook praktisch gezien is een groepsappje een verstandige keuze, je kan er last minute wijzigingen in posten en zo is iedereen op het juiste moment op de juiste plek. WIN-WIN!

Stap 8 - Datum​

Stap 1 bis - Datum

Thema vrijgezellenfeest

Aa, wacht eens! Hebben we al een datum vastgelegd? Oeps.

Vergeet niet hoe belangrijk het is om snel een datum te prikken. De regels is eenvoudig: hoe meer mensen je uitnodigt, hoe eerder je een datumverzoek moet uitsturen.

Het uitsturen van een datum verzoek kan tegenwoordig super eenvoudig, de bekendste tools: Doodle of Datumprikker. Gebruik zeker een planningstool, het bespaart je heel wat over en weer ge-mail.

Ben je te laat met het prikken van een datum voor jullie vrijgezellenfeest? Dan hebben je gasten al iets anders op de planning staan. Deze tip is dus super belangrijk! We maken er beter tip 1 bis van!

!

Pro-tip: Om conflict tussen tortelduifjes te vermijden is het een slim idee om de vrijgezelle voor beide personen op dezelfde dag te organiseren. Overleg bij het prikken van een datum even met het andere organiserende team. Zo kan je schaamteloos facebook vol posten met leuke foto’s van de vrijgezellen activiteiten zonder je zorgen te maken over een toekomstige bruid of bruidegom die thuis voor de televisie zit.

Bonus tip 1!

Er is niets zo leuk als met een vrolijke bende vrienden doorheen de stad te rennen, netjes verkleed in thema. Denk je aan een thema dat past bij de groep?

Wanneer je een kleiner budget voor handen hebt kies je best voor een gekend thema waar je makkelijk en goedkope kleding voor vindt.

Enkele voorbeeldjes:

Bonus tip 2!

Een veel voorkomende fout bij het organiseren voor een vrijgezellenfeest (of eigenlijk bij bijna elk weekendje of grotere uitstap) is een propvolle agenda. Dan rennen jullie, zoals we dat zeggen in België, rond als een “kieke zonder kop”. Stress voor niets dus!

Vergeet niet dat het energieniveau van je gasten niet onuitputtelijk is. Op een gegeven moment is iedereen moe en wordt ieder wat korter. Laat daarom voldoende ruimte in voor rustmomenten, spontaniteit en improvisatie. Het recept voor elk succesvol uitje.

Cadeaucode!

Om je te bedanken voor het lezen van onze blog krijg je een  GRATIS chocolade pakket (t.w.v. 9 euro) in je gehuurde escape box! Kraak de box en geniet van lekkere fairtrade chocolade! Vul onderstaande code in bij je bestelling.

CHOC-004

Cadeaucode!

Om je te bedanken voor het lezen van onze blog krijg je een  GRATIS chocolade pakket (t.w.v. 9 euro) in je gehuurde escape box! Kraak de box en geniet van lekkere fairtrade chocolade! Vul onderstaande code in bij je bestelling.

CHOC-004

Zizo, ik hoop dat deze blog post je helpt om er een fantastische vrijgezelle van te maken. Zeg je hem/haar proficiat van ons?

Heel veel plezier!

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on pinterest
Share on email
Jonas Douchy Escape Box Huren

Hey, ik ben Jonas! Met het ontwikkelen van uitdagende escape games breng ik vrienden dichter bij elkaar. Datzelfde doel wil ik bereiken met deze blog, jou inspireren vrienden samen te brengen. Veel leesplezier!

Meer blogposts